Erste Hilfe für die Telefonie
Im Büro und im Einsatz zuverlässig erreichbar
Seit Jahrzehnten rettet das Deutschen Rote Kreuz Menschen, hilft in Notlagen und leistet für die Bürger soziale Hilfe in vielfältiger Form. Die Telefonanlagen einiger Kreisverbände des DRK waren in die Jahre gekommen und erfüllten nicht mehr die Anforderungen an eine moderne Telefonie. Durch die Aufteilung in verschiedene Niederlassungen lief die Kommunikation intern und extern nur über getrennten Telefonanschlüssen der einzelnen Standorte.
Befand sich ein Ansprechpartner im Außendienst, im Homeoffice oder zeitweise in einer anderen Niederlassung, gestaltete sich die Erreichbarkeit für Anrufer sehr oft schwierig. Verbinden oder Makeln eines Anrufs war für die Mitarbeiter kompliziert oder gar unmöglich.
Bei hohem Anrufaufkommen sollen Gespräche an verfügbare Mitarbeiter verteilt oder an ein Servicecenter übergeben werden. Die besondere Anforderung ist hier, dass Notfall- und Bereitschaftskräfte im Einsatz jederzeit und mobil unter ihrer Durchwahl erreichbar sein sollen.
Auf den Einsatz umständlicher Listen der eingesetzten Mobilfunkrufnummern oder kostspielige Rufumleitungen sollte verzichtet werden. Gleichzeitig sollten die bestehenden Rufnummern der Standorte im jeweiligen Ortsnetz erhalten und erreichbar bleiben.
Die Herausforderung
Niemand traute sich so recht an das Thema heran, um nicht weitere Baustellen aufzureißen. Beim DRK laufen viele Prozesse der Kommunikation zusammen und die Erreichbarkeit der Bereiche Rettungswachen, Soziale Dienste und Hausnotruf musste auch in der Übergangsphase uneingeschränkt gewährleistet sein. Ein reibungsloser Übergang in die neue Cloud-Anlage setzte nicht nur versiertes Vorgehen, sondern auch ein engmaschige Betreuung von den ersten Gesprächen bis zum Aufbau des letzten Arbeitsplatz voraus.
Mit Know-how und Leidenschaft
Heute telefonieren die Standorte dieser DRK Kreisverbände in einer einzigen, ausgeklügelt strukturierten Cloud-Telefonanlage. Dadurch wuchsen die einzelnen Niederlassungen enger zusammen und können jetzt untereinander telefonieren, makeln oder Konferenzen bilden. Der Bereich Katastrophenschutz kann seine Kommunikation über seine Festnetznummern im Bedarfsfall flexibel und ortsunabhängig aufbauen und mobile Endgeräte der Helfer in Rufgruppen bündeln und koordinieren. Zum Einsatz kommen je nach Anforderung an den Arbeitsplatz bereits vorhandene VoIP-Telefon des Herstellers SNOM oder Premium Business Geräte der Marke Yealink. Ehrenamtliche und Mitarbeiter können zudem per App auf dem Smartphone über die Festnetznummer des DRK erreichbar sein und Anrufe tätigen.
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